Portal - Ezdrowie

Nowe wzory karty urodzenia, karty martwego urodzenia i karty zgonu

Ministerstwo Zdrowia informuje, w związku z wejściem w życie z dniem 1 stycznia 2024 r. nowych przepisów dotyczących karty urodzenia, karty martwego urodzenia oraz karty zgonu*, zostały wydane rozporządzenia Ministra Zdrowia:

1. z dnia 6 grudnia 2023 r. w sprawie wzorów karty urodzenia i karty martwego urodzenia (Dz. U. poz. 2733),
2. z dnia 6 grudnia 2023 r. w sprawie wzoru karty zgonu (Dz. U. poz. 2734).

Karta urodzenia i karta martwego urodzenia

Przypominamy, że od 1 stycznia 2024 r. podmioty wykonujące działalność leczniczą będą przekazywały karty urodzenia i karty martwego urodzenia kierownikowi urzędu stanu cywilnego wyłącznie na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem osobistym. Oznacza to, że nie będzie już możliwości przekazywania karty urodzenia i karty martwego urodzenia do urzędu stanu cywilnego w postaci dokumentu papierowego.

Rekomendujemy wykorzystywanie w tym celu elektronicznej skrzynki podawczej na ePUAP.

W związku z powyższym przypominamy o założeniu elektronicznej skrzynki podawczej na ePUAP oraz wyposażeniu pracowników upoważnionych do wystawiania karty urodzenia i karty martwego urodzenia w kwalifikowany podpis elektroniczny albo zapewnieniu możliwości korzystania z podpisu osobistego**. Użycie podpisu osobistego z dowodu osobistego wymaga posiadania czytnika NFC.

Jakkolwiek Ministerstwo Zdrowia dotychczas nie rekomendowało przekazywania karty urodzenia i karty martwego urodzenia na zewnętrznym nośniku danych, to jak wskazuje Centralny Ośrodek Informatyki (resort informatyzacji) można uznać za dopuszczalny i zgodny z polityką bezpieczeństwa SRP model przekazywania danych (elektronicznych kart urodzenia/martwego urodzenia) na zahasłowanych nośnikach typu pendrive, co również zasługuje na rozważenie, pod kątem możliwego sposobu usprawnienia komunikacji pomiędzy podmiotami leczniczymi a urzędami stanu cywilnego (w szczególności w przypadku dużych ośrodków).

Rekomendowanym formatem sporządzanej elektronicznie karty urodzenia/karty martwego urodzenia jest format .pdf.

Bez zmian natomiast pozostają terminy przekazania dokumentów kierownikowi urzędu stanu cywilnego. Kartę urodzenia przekazuje się w terminie 3 dni od dnia jej sporządzenia, a kartę martwego urodzenia – w terminie jednego dnia od dnia jej sporządzenia. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie płci dziecka, karty martwego urodzenia nie przekazuje się.

Niezależnie od powyższego od dnia 1 stycznia 2024 r. podmiot wykonujący działalność leczniczą pozyskuje i przetwarza oraz przekazuje służbom statystyki publicznej dla potrzeb statystyki publicznej, dane dotyczące: miejsca zamieszkania rodziców dziecka, w tym okresu przebywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na obszarze danej gminy, o ile są znane, wykształcenia rodziców dziecka, informacje o stanie zdrowia dziecka dotyczące: długości, ciężaru ciała, punktów w skali Apgar, oraz informacje o ciąży i porodzie dotyczące: okresu trwania ciąży i wielorakości oraz dane o poprzednich ciążach i porodach matki dziecka (art. 53 ust. 2 i 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego).

Rekomendowanym sposobem przekazywania powyższych danych dla potrzeb statystyki publicznej jest wykorzystanie:

1. aplikacji uruchomionej w ramach infrastruktury Głównego Urzędu Statystycznego i udostępnionej w Internecie. Aplikacja zapewni wprowadzanie i przesyłanie wymaganych danych z zakresu badania urodzeń za pomocą formularza internetowego, a także zapewni możliwość przekazania do aplikacji pliku z danymi w różnych formatach (np. xml, txt, xlsx, docx, jpg);
2. interfejsu API UWD umożliwiającego automatyczne przekazywanie danych w formacie XML z systemów informatycznych podmiotów zewnętrznych.

Informacje o dostępie do aplikacji i interfejsu API UWD oraz schematy XSD będą dostępne na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego (https://form.stat.gov.pl)

Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2023 r. w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2024 (Dz.U. poz. 2747), dane powinny być przekazywane na bieżąco, do trzech dni od wystawienia karty urodzenia lub karty martwego urodzenia (załącznik do rozporządzenia - str. 709, lp. 11).

Karta zgonu

Karta zgonu, tak jak obecnie, będzie sporządzana przez osobę stwierdzającą zgon i wydawana w jednym egzemplarzu podmiotowi uprawnionemu do pochówku.

Karta zgonu będzie składała się z trzech części przeznaczonych:

1. do zarejestrowania zgonu;
2. dla administracji cmentarza;
3. dla potrzeb statystyki publicznej.

Podmiot, któremu zostanie wydana karta zgonu, przedkłada ją kierownikowi urzędu stanu cywilnego.

Na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2023 r. w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2024 (Dz.U. poz. 2747) urzędy stanu cywilnego będą obowiązane przekazywać do Urzędu Statystycznego w Olsztynie kopię I części karty zgonu przeznaczonej do zarejestrowania zgonu oraz oryginał III części karty zgonu przeznaczonej dla potrzeb statystyki publicznej (załącznik do rozporządzenia - str. 606/607, lp. 22).

Niezależnie od powyższego od dnia 1 stycznia 2024 r. podmiot sporządzający kartę zgonu powinien przekazać dane zawarte w karcie zgonu w części przeznaczonej dla statystyki publicznej służbom statystyki publicznej, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2023 r. w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2024 (Dz.U. poz. 2747), załącznik do rozporządzenia, str. 709, lp. 12.

Rekomendowanym sposobem przekazywania powyższych danych dla potrzeb statystyki publicznej jest wykorzystanie:

1. aplikacji uruchomionej w ramach infrastruktury Głównego Urzędu Statystycznego i udostępnionej w Internecie. Aplikacja zapewni wprowadzanie i przesyłanie wymaganych danych z zakresu badania zgonów za pomocą formularza internetowego, a także zapewni możliwość przekazania do aplikacji pliku z danymi w różnych formatach (np. xml, txt, xlsx, docx, jpg).
2. interfejsu API UWD umożliwiającego automatyczne przekazywanie danych w formacie XML z systemów informatycznych podmiotów zewnętrznych.

Informacje o dostępie do aplikacji i interfejsu API UWD oraz schematy XSD będą dostępne na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego (https://form.stat.gov.pl).

Jednocześnie informujemy, że wszelkie aktualizacje w zakresie powyższych informacji będą niezwłocznie zamieszczane na stronie www.ezdrowie.gov.pl

Dodatkowe informacje:

Zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U. z 2023 r. poz. 1545, z późn. zm.), do przetwarzania danych zawartych w dokumentacji medycznej, w celu ochrony zdrowia, udzielania oraz zarządzania udzielaniem świadczeń zdrowotnych, utrzymania systemu teleinformatycznego, w którym przetwarzana jest dokumentacja medyczna, i zapewnienia bezpieczeństwa tego systemu, są uprawnione, oprócz osób wykonujących zawód medyczny, inne osoby wykonujące czynności pomocnicze przy udzielaniu świadczeń zdrowotnych, a także czynności związane z utrzymaniem systemu teleinformatycznego, w którym przetwarzana jest dokumentacja medyczna, i zapewnieniem bezpieczeństwa tego systemu, na podstawie upoważnienia administratora danych. Osoby te są obowiązane do zachowania w tajemnicy informacji związanych z pacjentem uzyskanych w związku z wykonywaniem zadań. Osoby te są związane tajemnicą także po śmierci pacjenta.

Jest zatem możliwe upoważnienie innej osoby niż wykonująca zawód medyczny do przetwarzania danych zawartych w dokumentacji medycznej, wystawiania i podpisywania karty urodzenia oraz karty martwego urodzenia.

Nowe regulacje nie wprowadzają zmiany dotyczącej tego, które osoby są obecnie upoważnione do sporządzania i podpisywania kart urodzenia czy kart zgonu.

Jak założyć skrzynkę ePUAP - SPRAWDŹ TUTAJ.

Jak złożyć wniosek o nadanie uprawnień podmiotu publicznego -SPRAWDŹ TUTAJ.

* - art. 54 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2023 r. poz.1378) – w zakresie karty urodzenia i karty martwego urodzenia, oraz art. 11 ust. 3a-3e i ust. 4c ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2023 r. poz. 887, z późn. zm.) – w zakresie karty zgonu.

** - Podpis osobisty to elektroniczny podpis zawarty w warstwie elektronicznej dowodu osobistego wydawanego od dnia 4 marca 2019 r. Osoba, która nie wyraziła zgody, co do zamieszczenia tego podpisu w dowodzie osobistym albo posiada dowód osobisty wydany przed tą datą, może złożyć wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego i zaznaczyć chęć posiadania certyfikatu podpisu osobistego. Jako powód wymiany należy podać „brak certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia lub certyfikatu podpisu osobistego”. Więcej informacji o podpisie osobistym można znaleźć na stronie https://www.gov.pl/web/e-dowod/podpis-osobisty, a informacje o wymianie dokumentu na stronie https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-dowod-osobisty.